7 tips: wees je agenda de baas

“Never let anyone own your schedule”, zei Lou Gerstner, de voormalige CEO van IBM, ooit. Zorg ervoor dat niemand jouw agenda bepaald, behalve jijzelf. Hoe plan je je tijd, wat altijd te weinig lijkt, dan het best in? Hier zeven tips om ervoor te zorgen dat jij jouw agenda de baas bent:

Creëer een routine
Kies een bepaalde tijd om te sporten, je mails te checken en tijd door te brengen met je vrienden of familie. Blok deze tijd ook in je agenda. Het kan zijn dat het in de loop van het jaar veranderd, zorg ook dat je daar rekening mee houdt.
Houd al je gedachtes, conversaties en activiteiten bij voor een week lang
Door dit bij te houden, wordt het al snel duidelijk waar jij je dag nu echt aan besteedt en ben je je bewust van alle verloren tijd aan onproductieve gesprekken en gedachtes.
Zet je eigen deadlines
Wanneer een bedrijf jou een bepaalde datum geeft om een project af te krijgen, zet dan zelf een deadline van minimaal 24 uur eerder. Als je dan iets vertraging oploopt, heb je nog minstens een dag om de deadline alsnog te halen.
Blok je agenda in als je to-do-list
Plan een bepaalde tijd in waarin de taak voldaan moet worden. Als je het per taak invult, kunnen andere taken ook niet in de wegkomen.
Maak gebruik van ‘batching’
Steeds weer tussen taken wisselen, is stukken minder efficiënt dan wanneer je je focust op een bepaalde taak of soortgelijke taken. Het focussen op soortgelijke taken wordt ook wel batching genoemd. Zet een timer voor deze partij aan taken en werk eraan tot de timer afgaat.
Gebruik de strategie time-blocking
Wanneer jij wekelijks meetings buiten de deur hebt, blok hier dan een bepaalde tijd voor in wanneer deze meetings plaats mogen vinden. Blok twee en halve dag in je agenda waar deze afspraken buiten de deur gepland mogen worden, zodat je de rest van de week tijd hebt voor je andere taken.
Bepaal de tijd voor het type afspraak
Een wekelijks teamoverleg kan binnen 30 minuten klaar zijn, in 10 minuten heb je een potentiële klant genoeg geïnformeerd en voor een meeting buiten kantoor is 30 minuten plus reistijd meer dan genoeg. Stel de blokken in je agenda in op dit soort tijden, als je dan een keer ergens langer voor nodig hebt, kan je het altijd nog handmatig aanpassen.